Meetings sind wichtig für den Austausch, aber zugleich Zeitfresser. Die digitale Kommunikation erleichtert die Zusammenarbeit, kostet allerdings auch Zeit. Viele neue Erkenntnisse stellen gewohnte Arbeitsmuster infrage. Geben Sie als PR-Verantwortlicher also einen Impuls, um die interne Kommunikation und Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.
Früher galt Teamwork als Schlüssel zum Erfolg. Neue Studien belegen jetzt: Die Zusammenarbeit, der intensive Austausch und die ständige Abstimmung im Team fressen Zeit und Geld.
Die Digitalisierung erleichtert Arbeit und Kommunikation. Aber: Jede E-Mail und jedes Telefonat sind eine Unterbrechung. Es dauert im Schnitt 25 Minuten, bis der Mitarbeiter sich wieder auf seine Aufgabe konzentrieren kann.
Meetings dienen dem Austausch. Aber: Jeder von uns hat schon in Pflichtmeetings wie auf glühenden Kohlen gesessen und sich gefragt, was er hier soll und wie er wohl danach die eilige Arbeit noch schafft.
Das heißt für Sie: Machen Sie Schluss mit dem Zwang zum Miteinander. Eröffnen Sie Kollegen wieder Freiräume zum Nachdenken und konzentrierten Arbeiten.
7 Schritte, um effizient und erfolgreich zu arbeiten
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- Schaffen Sie Pflichtsitzungen ab. Meetings werden nur einberufen, wenn es etwas zu besprechen gibt. Teilnehmer sind nur diejenigen, die wirklich einen Beitrag zum Meeting leisten sollen. Alle anderen werden im Nachgang informiert.
- Schließen Sie die Bürotüren. Lange Zeit galt es als Zeichen des Miteinanders und der flachen Hierarchien, wenn die Bürotüren offenstanden. Geschlossene Türen waren verpönt. Aber ganz ehrlich: Konnten Sie sich konzentrieren, wenn Ihre Bürotüre offenstand? Genau. Und den anderen Kollegen ging es genauso. Also: Erlauben Sie den Kollegen, ihre Türen ganz einfach wieder zu schließen.
- Gestatten Sie digitale Abstinenz. Erlauben Sie den Mitarbeitern, die Benachrichtigungsfunktion beim Eintreffen einer E-Mail auszuschalten. Bestimmen Sie, in welchem Zeitraum eine E-Mail beantwortet werden muss. So können sich die Kollegen entsprechende Zeitfenster einräumen, in denen sie E-Mails beantworten.
- Legen Sie Strukturen/Verantwortlichkeiten fest, also wer bei E-Mails jeweils wirklich in CC gesetzt werden muss bzw. wer zuständig ist. So verhindern Sie eine E-Mail-Flut bei all denen, die nur peripher betroffen sind und bei denen es reicht, das Ergebnis des Abstimmungsprozesses zu erfahren.
- Stimmen Sie zu, das Telefon umzuleiten. Wenn jemand eine Aufgabe lösen soll, muss er die Möglichkeit haben, das konzentriert zu tun, ohne ständig abgelenkt zu werden.
- Erlauben Sie Homeoffice. Keine Kaffee- oder Raucherpause lenkt die Mitarbeiter hier von der Arbeit ab.
- Sagen Sie Ja zur Selbstverantwortung. Geben Sie den Kollegen die Freiheit, kleinere Arbeiten ohne Abstimmung selbstverantwortlich vorzunehmen, wie beispielsweise die Buchung von Dienstreisen.
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