Als PR-Verantwortlicher sind Sie in der Regel für alles zuständig, was mit externer und interner Kommunikation zusammenhängt. Das ist ohnehin schon ziemlich umfangreich. Wenn dann auch noch Arbeitsspitzen kommen und mehrere „Großbaustellen“ gleichzeitig zu bearbeiten sind – Geschäftsbericht und Messe beispielsweise –, ist das Delegieren von Aufgaben überlebenswichtig für Sie.
Wenn Sie prüfen wollen, welche Aufgaben Sie an Mitarbeiter übertragen können, sollten Sie diese 2 Fragen beantworten: Verlangt die Aufgabe ein spezielles Wissen oder eine Expertise, die nur Sie besitzen? Oder ist es auch für einen Dritten möglich, sich in das Thema und Projekt einzuarbeiten?
Je weniger Vorwissen erforderlich ist um so einfach lässt sich der Job delegieren. Damit es wirklich reibungslos klappt, sollten Sie Folgendes beherzigen:
- Kalkulieren Sie zeitlich großzügig und planen Sie zeitliche Puffer ein.
- Erklären Sie dem Mitarbeiter Ihre Änderungswünsche und lassen Sie ihn die Korrekturen durchführen. Das hat für Sie 2 Vorteile: 1. Ihr Zeitbudget wird durch die Korrektur nicht belastet. 2. Wenn Sie dem Mitarbeiter auch zukünftig ähnliche Projekte übertragen wollen, weiß er beim nächsten Mal, worauf er achten muss.
- Delegieren Sie richtig: Formulieren Sie die Aufgabenstellung ganz klar. Das gelingt Ihnen am besten, indem Sie Antworten auf alle W-Fragen geben: Was, wo, wie, womit, wozu, wann, warum.
- Stellen Sie dem Mitarbeiter alle relevanten Unterlagen zusammen. Wenn schon mal ein ähnliches Projekt durchgeführt wurde, machen Sie ihm auch die Unterlagen hierzu zugänglich, damit er sich in die Thematik einarbeitet und Grundzüge der Arbeit kennenlernt.
- Vereinbaren Sie regelmäßige Abstimmungen: wöchentliche Zwischenstands-E-Mail oder Gespräche im Rahmen eines regelmäßigen Jour fixe.
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